Forslag til kommunale regler om optagelser fra møder

Regulativ om retten til optagelse af lyd og billeder under møder i kommunen

Forslag, stillet af Mikael Hertig*

MIkael Hertig (c) 2017

 

Der er brug for et regelsæt

En konkret sagsbehandler har næppe uden videre ret til at forbyde en borger, der deltager som part, eller vedkommendes partsrepræsentant at optage lyd og/eller video fra et møde, de deltager i. Der skal foreligge en hjemmel, det vil sige en slags vedtaget offentlig regel, der ordner, hvornår og hvordan sådanne optagelser må finde sted, og som sagsbehandleren kan henvise til.

I praksis tyder meget på, at forholdet har givet anledning til både tvivl og til konflikter. Dels er der opstået verbale udvekslinger mellem sagsbehandlere og borgere, der møder op til møder i forvaltningen. I stedet for samarbejde er der opstået taber/vinder-situationer, og der anvendes magt til at gennemtrumfe en afgørelse. Det sker navnlig, når den offentligt ansatte forbyder optagelsen, uden at der foreligger en klar hjemmel til det.

Et regelsæt som det, der foreslås her, kan gennemføres ved, at kommunalbestyrelsen vedtager det på et åbent byrådsmøde.

Fordelen ved at have et regelsæt er, at konflikter undgås, og at alle kan rette sig efter dem i ro og mag,

Model 1 Forvaltningen foretager optagelser, som indgår som akter i sagen.

Kommunen har notat- og journalpligt i forvejen. Med andre ord følger det af den almindelige saglighedsforpligtelse, at der skrives mere eller mindre fyldige referater fra møder.

Den nemmeste model er derfor, at forvaltningen opstiller sørger for, at visse møder lydoptages, og at parter og partsrepræsentanter får stillet en kopi af hele lydoptagelsen til rådighed.

Vanskeligheden opstår alene, når spørgsmålet om offentliggørelse kommer på tale. Måske er det her, forvaltningens manglende motivation til at vedtage regler.

Forvaltningen må som udgangspunkt ikke af egen drift offentliggøre persondata, og slet ikke fortrolige eller følsomme persondata. Hensynet er beskyttelse af borgeren.

Derimod har borgeren som udgangspunkt en ret vidtgående ret til at oplyse offentligheden om sin sag. Borgeren har ikke nogen modsvarende pligt til at beskytte forvaltningen.

Den væsentligste indvending er her, at den enkelte medarbejders navn som hovedregel må være beskyttet af, at forvaltningen er en institution. Man må derfor opfordre kommunerne til at starte beskyttelseshensynet her. Igen står vi overfor, at der ingen klare regler er, der beskytter den ansatte. Uanset, om det sker på de sociale medier eller andetsteds, ligger normeringerne fortrinsvis i offentlighedsloven og i forvaltningsloven, snarere end GDPR.

Da regelbaggrunden er uklar, bør der i alle regelsæt indarbejdes bestemmelser om rækkevidden af borgerens tavshedspligt.

Personalet er underlagt loyalitetspligt overfor deres foresatte. Derfor har de ansatte som udgangspunkt et velbegrundet krav på beskyttelse. De seneste ændringer i straffeloven på dette punkt handler ikke om retten til at fremsætte kritik af afgørelser.

Borgeren er beskyttet af forvaltningsretlige regler. Det er den ansatte som udgangspunkt også.

Det vil derfor være rimeligt, at kritik af enkeltpersoner først må offentliggøres, når den forinden har været fremsat som en klage til Direktionen for den pågældende forvaltning, og klagen er blevet tilbagevist / afvist uden tilfredsstillende begrundelse.

Følger man denne model, foreslås regulativets bestemmelser udformet således:

 

§ 1: Ved møder i kommunen, hvor der deltager en eller flere borgere, eventuelt sammen med deres bisiddere eller partsrepræsentanter, jf. forvaltningslovens § 8, optager kommunen forhandlingerne, fra mødet åbnes til det sluttes.
stk. 2. Der må ikke klippes eller indsættes kommentarer i gengivelsen.
stk. 3. Lydgengivelsen kan anvendes som referat.

§ 2: Borgeren (og/eller dennes partsrepræsentant) har krav på at få lydoptagelsen udleveret i sin helhed. Tilsvarende gælder også transkriptioner, jf. Ombudsmandens vejledning om Notatpligt1.

stk.2. Borgeren og dennes fortrolige må offentliggøre dele af enten lydoptagelsen eller et transkriberet uddrag heraf. Navne på mødedeltagere skal slettes fra den offentliggjorte gengivelse.”

Model 2: Borgerens optagelser

Ønsker kommunen ikke at medvirke selv ved at stille optagelsesudstyr til rådighed, må borgeren jo selv medbringe dette. Som udgangspunkt er det eneste problem, at det skal kunne kontrolleres, at der ikke efterfølgende er blevet manipuleret med den originale lydfil. Dertil kan der naturligvis komme problemer med lydoptagelsens kvalitet, navnlig hvis optageudstyret befinder sig i en lomme eller på tilsvarende vis holdes skjult.

Det er næppe nogen pligt for borgeren at bede om tilladelse til at foretage en sådan optagelse, men i det gode samarbejdets ånd er det en ret god idé at sikre sig, at deltagerne fra forvaltningen gøres opmærksom på, at mødet optages.


§ 1. Den borger eller partsrepræsentant, der deltager i et møde med forvaltningen i kommunen, har ret til at foretage lyd- eller videooptagelser fra mødet.
stk.2. Det hører til god samarbejdsskik, at forvaltningen orienteres om, at der sker en optagelse fra mødet.
stk.3. En optagelse, der skal kunne anvendes til oplysning af den foreliggende sag, skal for at opnå forvaltningsretlig gyldighed gengive hele mødet.
stk. 4. Forvaltningen kan ikke modsætte sig sådan optagelse, medmindre der findes hjemmel til det i en lov.
stk.5. Gengivelser, der ikke refererer til en hel optagelse, der stilles til rådighed for alle sagens parter, kan uden videre forkastes.
stk. 6. Hvis det kan påvises, at der er indklippet kommentarer eller lignende, der ikke stammer fra mødet, kan gengivelsen forkastes i sin helhed.

§ 2. Gengivelsen kan anvendes i sagens videre behandling.

§ 3. Gengivelsen kan anvendes i ankesager og retssager, så længe den er umanipuleret.

§ 4. Navne på forvaltningens repræsentanter i mødet må ikke offentliggøres.
stk.2. Hvis der foreligger konkrete beskyldninger mod medarbejdere, og disse beskyldninger allerede er afvist af forvaltningen, må navnene som udgangspunkt offentliggøres.”

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *